La Z LAN, vue de l’intérieur

Comme vous pouvez le savoir si vous me suivez sur Twitter ou comme avez pu le lire dans l’article dédié à mon métier de chef de projet événementiel dans l’esport, je me déplace régulièrement en événement. Le dernier en date, et pas des moindres, était la Z LAN de ces 11 et 12 mai 2019.
On m’a déjà demandé à plusieurs reprises plus de détails sur mon métier, sur ce que je fais au quotidien ou en événement. Eh bien dans ce petit billet, je vais vous parler de mon expérience de la Z LAN.

Qu’est ce que la Z LAN ?

Remettons tout d’abord les choses dans leur contexte (si vous connaissez la Z LAN, vous pouvez passer au paragraphe suivant !) : la Z LAN est un nouvel événement dans le paysage vidéoludique français. Imaginé par l’équipe de ZQSD Productions et par Adrien « ZeratoR » Nougaret, l’un des streamers français les plus populaires, il s’agit d’une compétition de jeu vidéo un peu particulière.
Si vous avez connu les LANs à l’ancienne, alors le nom doit déjà vous parler ! Z LAN est en effet inspiré du Z de ZQSD Productions et de ZeratoR, accolé à l’acronyme LAN, signifiant Local Area Network, souvent utilisé pour désigner du jeu en réseau.
La compétition a rassemblé 196 joueurs (dont 80 streamers), réunis en duos. Ceux-ci s’affrontaient sur 10 jeux vidéo et une dictée tout au long du week-end pour tenter de remporter 40 000€. Les spectateurs pouvaient suivre l’intégralité de la compétition sur la chaîne de ZeratoR, et le point de vue des streamers sur leurs chaînes respectives le samedi.

Mon rôle sur la Z LAN

L’intitulé actuel de mon poste au sein de ZQSD Productions est « chef de projet ». Cela englobe une multitude de tâches qui varient selon chaque projet – c’est là tout l’intérêt de ce métier, on ne fait jamais exactement la même chose, y compris sur un même événement d’une édition à l’autre.
Sur des gros projets comme la Z LAN, toute l’équipe de ZQSD Productions travaille sur la globalité de l’événement. Nous avons donc tous, depuis le début, pu suivre et ajouter notre pierre à l’édifice de cette première édition. En ce qui concerne l’événement en lui-même, j’étais responsable communication. En collaboration avec mes collègues (avec Hugo, Aurélien et Pierre, nous formions le pôle communication de la Z LAN), j’ai mis en place une stratégie de communication à appliquer avant, pendant et après l’événement.

Vous l’aurez compris cependant, l’événement ne se limite pas au week-end où il se déroule, ni même à la semaine avant. Il commence en réalité plusieurs mois avant, et se construit au fil du temps, des réunions et des échanges entre l’équipe de ZQSD Productions, ZeratoR et Dach. Chacun de mes collègues a travaillé sur la Z LAN durant des dizaines voire des centaines d’heures, parfois (souvent) même en rentrant du travail pour tenir des délais parfois très tendus.

De mon côté, en dehors de la réflexion globale autour de l’événement que nous avons tous mené, j’ai pu travailler dès le début sur l’aspect communication. Avec mes collègues, nous avons élaboré un plan de communication sur plusieurs phases, puis l’avons mis en application dès l’annonce de l’événement. Jusqu’à quelques jours avant l’événement, nous avons travaillé dessus (en parallèle d’autres projets), tant sur un planning de communication que sur des créations graphiques ou le type de contenu que nous souhaitions produire avant, pendant et après l’événement. Les relations avec la presse (rédaction et envoi des communiqués de presse, gestion des accréditations) faisaient également partie du travail de l’équipe de communication, et étaient particulièrement mon focus.

J’ai eu l’occasion d’aider ponctuellement sur d’autres aspects de l’événement, par exemple sur la rédaction des règlements, les diverses réunions concernant le déroulé de l’événement, les rundowns, etc. Chaque aspect est intéressant et impactant pour la globalité de l’événement, et lorsque l’on fait partie de la communication il est fondamental d’avoir une bonne image de l’ensemble des éléments.

Le Jour J… ou plutôt la semaine !

L’événement en lui même se déroulait le samedi et dimanche 11 et 12 mai, et les participants pouvaient venir s’installer dès le vendredi après-midi. Cependant, toute l’équipe de ZQSD Productions est arrivée à Arles dès le mardi 7 mai (et notre responsable plateau le lundi soir). Les premiers jours étaient dédiés à la réception du matériel et l’installation de la salle : montage des tables, installation des différents espaces (régie, staff, presse, salle de retransmission…), câblage électrique et internet… Les tâches étaient multiples, et tout le groupe s’y est attelé dès le mardi jusqu’au vendredi.

Au fil des jours, nous pouvions procéder aux tests du matériel, aux répétitions… Avec l’équipe communication, nous avions tous les jours du travail concret en supplément du montage. Le mercredi soir nous avons fait une grosse réunion autour de la communication de l’événement, définissant nos contenus plus précisément maintenant que nous avions vu la salle et pu prendre la température. En plus de la communication classique (réseaux sociaux, presse, partenaires), avec mon collègue Aurélien nous avons également réalisé des tests du matériel d’interview, Hugo s’est chargé de briefer les photographes, nous avons fait un point aux admins sur le discours à tenir aux joueurs dès leur arrivée le vendredi soir ou encore sur l’encadrement de la presse. Pour ma part j’ai également donné un coup de main à l’équipe réseau sur les tests de connexion (j’en profite pour remercier mon ami qui nous a assisté à distance de longues heures dans cette tâche !). Autant dire que les journées étaient longues et intenses.

Jusqu’au vendredi, la pression montait. Comment allaient réagir les joueurs ? Allaient-ils aimer la salle ? La décoration ? Le plateau ?
Allaient-ils jouer le jeu et ne dévoiler aucune image avant le début de l’émission le samedi à 10h ?
Le planning allait-il être respecté ? N’aurions-nous pas de problème sur l’un des jeux joués en réseau ? Et notre connexion tiendrait-elle la charge et surtout une éventuelle attaque (même si nous nous sommes protégés et l’avons testée durant 2 jours) ?
Autant de questions qui ne trouveraient leurs réponses qu’au fil du week-end…

Vendredi.

Le vendredi fut très intense – nous avions tous déjà accumulé la fatigue des derniers jours, et l’attente était à son comble. Il faut vite régler les derniers paramètres, s’assurer que nos déroulés sont au point, que tout fonctionne tant pour les joueurs que pour la technique, que les admins du tournoi soient tous au même niveau d’information… L’accueil des admins se fait d’ailleurs au fil de la journée, nombre d’entre eux arrivant le vendredi même.

A partir de 16h, après un petit rush et une montée d’adrénaline, nous ouvrons la salle aux joueurs.

Les premiers retours furent excellents – quel soulagement ! La communication, qui s’était déjà intensifiée ces derniers jours, commençait à être vraiment prenante – avec Aurélien, nous faisions des allers-retours afin de réaliser quelques rushs vidéos, puis montions ce qui était exploitable, tout en alternant avec des photos ou des posts sur les réseaux sociaux.
Même si je ne me suis pas complètement détendue tout au long de la soirée, les bons retours des personnes présentes sur place me rassuraient. Minuit passé depuis longtemps nous avons rejoint nos pénates (oui), pour une courte nuit – avant le grand jour.

Samedi.

Le réveil, qui aurait pu être difficile avec le peu d’heures de sommeil, fut très rapide avec l’adrénaline déjà présente depuis la veille. Je n’avais qu’une hâte – arriver à la salle, vérifier que tout soit prêt de mon côté pour pouvoir commencer sereinement la journée.

Après un petit déjeuner express (la nourriture, c’est sacré), nous arrivons à la salle vers 8h30 pour une journée qui promet d’être longue. Le planning est très serré, nous espérons que les joueurs ont tous leurs jeux d’installés et à jour, que les serveurs de jeu ne rencontrent pas de problème et que tout se passe bien.

Du côté de la communication, après quelques petites interviews tournées avant le début du show, on se met devant nos ordinateurs. Je plonge alors dans ma bulle.

Le show commence… A l’heure, tout va bien. Le déroulé de l’émission suit son cours parfaitement. Les spectateurs qui découvrent le plateau et la salle en live sont très enthousiastes. Bon, un premier soulagement. Maintenant, faites que tout se passe bien…

La matinée suit son cours. Malgré un petit délai sur le lancement de la dictée, nous tenons très bien les timings. La Z LAN est très bien reçue sur les réseaux. Tout se passe globalement bien du côté communication, nous arrivons à tourner, monter et poser nos vidéos, à animer les réseaux sociaux. Hugo et moi gérons également les relations avec la presse à la fois sur place, grâce à Discord ou directement avec les personnes présentes, mais également à distance via mail ou Discord. Le plus compliqué est bien évidemment la première partie de la journée, le temps que tout se mette en place, avec la phase de poules très intense. Les spectateurs sont très réceptifs, mais également très bienveillants sur les réseaux du compte Z LAN. Le #ZLAN est d’ailleurs en Tendance France durant près de 5 heures !

Au fil de la journée, je sollicite Ophélie, notre graphiste en régie (qui assiste notre réalisateur et fait un travail de plus en plus impressionnant et important sur chaque événement) pour qu’elle me communique les classements qu’elle génère. Je demande à Pierre, notre graphiste dédié à la communication, quelques assets mis à jour : classement, arbre… Pierre travaille également sur les photos des duos que nous avons fait sur fond vert, autant dire que c’est une tâche colossale que de traiter et détourer tous ces clichés. Aurélien, en dehors des rushs vidéos, est surtout sur le live à surveiller ce qu’il se passe, réaliser des clips vidéos, et va aussi dans la salle pour effectuer les photos dont nous pouvons avoir besoin à un moment précis.

Après une très longue journée et des matchs intenses, le samedi touche à sa fin. Les joueurs ont tous l’air ravis de l’expérience, même si forcément certains sont déçus de leur performance. A l’heure d’aller dormir, j’entends Sardoche et Etoiles dire qu’ils comptent s’entraîner sur Portal toute la nuit… Si je pense furtivement au fait que pour 40 000€, je pourrais peut-être aussi tryhard un jeu, la fatigue me rattrape vite. Je cherche à avoir un maximum de sommeil, et chaque minute des 5h30 m’est indispensable (vis ma vie d’avoir besoin de plus d’1h30 pour m’endormir). Aie, c’est compliqué aussi peu de sommeil sur une semaine, surtout avec des journées très remplies.

Dimanche…

Le dimanche, on a presque l’impression de commencer la partie facile. Le plus compliqué – la phase de poules – est passé. Maintenant, la pression est surtout pour les joueurs, qui se rapprochent de plus en plus du podium, et surtout de la première place et des 40 000€ mis en jeu.

Pour avoir demandé à de nombreux participants ce qu’ils feraient avec 40 000€, j’ai été (agréablement) surprise par les réponses. Une grande partie se permettent un « petit » plaisir (voyage, petit achat), certains pensent pratique (passer le permis, changer la voiture), mais presque tous veulent mettre de côté. Le plus touchant pour moi a été Etoiles, qui a spontanément dit qu’il utiliserait cet argent pour gâter ses parents.

La journée se déroule très bien, les réseaux sociaux sont encore en feu, comme la veille. De nouveaux jeux apparaissent, avec eux le petit stress de savoir si tout va bien se passer, mais tout roule. L’équipe technique a fait un travail monstrueux sur cet événement, et les admins ont été d’une réactivité à toute épreuve. Gérer 200 joueurs sur 11 jeux différents, avec chacun leur PC (et leur Windows 7…), c’est plus compliqué qu’il n’y paraît.

Des matchs toujours plus intenses s’enchaînent, jusqu’à la finale, qui oppose des joueurs-streamers à des joueurs. Les joueurs emportent les 2 premières manches, puis les streamers remontent à 2-2. Même dans notre salle staff, l’équipe communication est tendue derrière le stream, à observer ce qu’il se passe, tout en mettant à jour les documents qui doivent l’être, en répondant sur les réseaux sociaux ou aux sollicitations de la presse ou en montant des vidéos de dernière minute. Puis vint la victoire. Wingobear et Nykho l’emportent face à Titatitutu et Wackamat. (Pour la petite histoire, nous avons eu cette pub en tête tout le dimanche.)
Le soulagement.
Tout s’est bien passé.
Les chiffres sont très bons, et les retours encore meilleurs. Les joueurs sont tous satisfaits, le staff est fier et content. Et fatigué. Mais la première émotion, c’est le bonheur.

Cependant, la journée n’est pas finie. Une fois le stream clôturé par ZeratoR, c’est l’annonce de la Trackmania Cup 2019 qui passe en live. Pour l’équipe de communication, c’est le moment d’envoyer les communiqués de presse (rédigés dans le week-end), de mettre à jour la page du site de ZeratoR, de twitter. Pendant que l’équipe technique et la régie a fini le plus dur de son rush commence notre dernière partie de l’événement : la communication post-event.

Une petite photo de toute l’équipe, une petite larme d’émotion (en même temps, ça doit être la 10ème de la journée pour moi).
Un « Merci Michel » collectif. Avant de commencer le démontage.
Puis il est l’heure de repartir sur la suite de la communication, qui durera jusqu’à la fin de la semaine suivante.

Reste les bilans de l’événement à faire, le communiqué de presse à rédiger. L’infographie à définir (même si nous l’avons pensée tout au long de l’événement, il est temps maintenant de rassembler toutes les statistiques), puis à designer (un énorme GG à Pierre pour son travail de qualité, sa capacité à nous sortir un travail déjà très abouti en un temps record m’épate à chaque fois). Il faut ensuite assurer le « service après-vente », gérer toutes les demandes et questions post-event. L’aftermovie. L’album photo.
Pour l’équipe communication, l’événement ne se termine pas une fois le clap de fin passé. La suite est toute aussi importante, et pourtant la fatigue pèse vraiment.

Merci et… à l’année prochaine ?

Je tiens à remercier du fond du coeur mes collègues avec qui nous avons pu rester soudés.

Un grand merci à ZQSD Productions de m’avoir fait confiance il y a plus d’un an, d’avoir laissé mes capacités s’exprimer. Grâce à eux, je découvre chaque semaine de nouveaux aspects de mon travail. J’en apprends davantage, et je développe des nouvelles compétences.

Merci à l’équipe communication d’avoir supporté mes blagues pourries et mes jurons lorsque j’étais énervée.
GG Aurélien de m’avoir supportée tout au long de ces longues journées, sans jamais broncher, et d’avoir joué le jeu pour faire tout le contenu que l’on voulait. Pour une première fois sur ce genre de tâche, tu as géré ! Tout ça en prime de ta révision de partiel…
GG Hugo pour toute la charge de travail que tu es capable d’assumer, et pour ta bonne humeur (même quand tu nous préviens que tu vas être sur les nerfs, tu arrives à rire à mes vannes… Je ne sais pas comment tu fais, ou alors tu es juste très poli).
GG Pierre pour ta réactivité à toute épreuve et ta bonne humeur, c’est toujours un plaisir de travailler à tes côtés et j’adore découvrir ce que tu es capable de nous créer en quelques minutes. J’ai hâte de voir ce que tu vas nous sortir pour les prochains événements.

Un gros GG à toute l’équipe de production et l’équipe technique, derrière la régie et derrière la scène (ou parfois devant pour rebrancher des câbles).
Velahan, toujours plus loin dans la réalisation, à carry presque tout seul 28h de live. Autant dire que c’est un travail monstre que peu peuvent effectuer aussi bien.
Nico, toujours là où il faut, à assister tous ceux qui en ont besoin. Je sais qu’à tout moment lorsque j’ai une question, tu es la personne qui m’apportera une réponse. Même si on ne le dit pas (désolée), on sait tous que sans toi cet événement n’aurait jamais vu le jour. Merci pour tout ce que tu m’apprends au jour le jour, travailler avec toi est un réel enrichissement.
Kelly, la femme qui passe l’aspirateur alors qu’on est encore en captation parce que PAS LE TEMPS DE NIAISER, la personne capable d’absorber plus de charge de travail que quiconque. Si tout est carré, c’est bien grâce à elle.
Ophélie, une collègue que j’estime un peu plus chaque jour, qui donne d’elle-même plus que de raison, et qui sur chaque événement se dépasse et va toujours plus loin. Je t’admire, et surtout j’admire ta capacité à rester agréable, souriante et attentionnée même lorsque la fatigue se fait ressentir.
Tim, l’homme qui a fait que cet événement s’est déroulé sans accroc niveau technique. Ton petit sourire malicieux et tes petites blagues redonnent toujours de la bonne humeur après une journée un peu compliquée, et j’ai hâte de travailler davantage à tes côtés.
Loïck, le meilleur admin tournoi du monde – au moins. Imperturbable, et pourtant si gentil et attentionné. Nous avons tous beaucoup à apprendre de toi.

Merci à ZeratoR d’avoir travaillé avec nous sur ce projet, pour son professionnalisme et sa remise en question lorsqu’elle est nécessaire. Malgré les projets toujours plus nombreux sur lesquels nous avons l’occasion de travailler, j’ai toujours beaucoup de réserve et d’humilité quand je me retrouve face à Monsieur Nougaret.
Merci à Dach d’être lui-même, toujours là quand il faut. Egal à lui-même, sans lui les événements n’auraient pas la même saveur.
Merci à Kwev, ancien collègue que j’ai vraiment trouvé plaisir à retrouver. Même si nous avons tous les 2 été très chargés durant cet événement, j’ai vraiment apprécié notre collaboration et j’espère que nous pourrons réitérer l’expérience.

Merci à toutes les équipes qui ont travaillé sur ce projet, je pense notamment aux adorables admins avec qui on travaille (régulièrement ou pas), aux renforts en technique et réseau, et bien entendu à nos amis d’Enov 360 ! Vous avez tous participé au succès de cet événement.

Merci à tous les partenaires pour leur confiance, sans eux cet événement ne pourrait pas avoir eu lieu. La CCI d’Arles nous a accueilli dans des conditions idéales, c’est vraiment rare d’avoir un tel accueil. Merci également à Tobias pour sa bonne humeur, sa gentillesse et sa créativité tout au long du week-end.

Merci à tous les participants, et tous ceux que j’ai pu croiser ce week-end et tous ceux qui ont joué le jeu. Vous avez donné à cet événement une saveur particulière grâce à votre bonne humeur et votre état d’esprit. Mention spéciale aux petits chiens que j’ai croisés et que leurs gentilles humaines m’ont laissée caresser, des moments de douceur durant la tempête.

Enfin, merci au public, qui nous a suivi si nombreux. L’accueil et les retours ont été très chaleureux et bienveillants. C’est pour ce genre de moment que je fais ce métier.

Cela a vraiment été un réel plaisir de travailler sur cet événement – je ne sais pas si cela égale mon expérience de la Trackmania Cup 2018. C’est si différent. En tout cas, je n’ai qu’une hâte, c’est de ressentir ça de nouveau.

A+ en (Z)LAN.